La boîte à idées classique, tout le monde en a une en tête… une sorte de boîte aux lettres, dans le hall de son organisation, de son entreprise ou, pire, dans le bureau de son responsable hiérarchique !

Chacun peut l’utiliser afin de faire part, par écrit, de concepts ou de solutions qu’il conviendrait d’appliquer au sein de sa société.

Au final, force est de constater que ce genre d’outil ressemble bien plus souvent à une porte ouverte à la critique anonyme qu’à un outil d’aide à la résolution de problème.

Alors, qu’en est-il aujourd’hui, alors que les mots d’ordre sont créativité et participation ?

Ne serait-il pas temps de repenser cet objet à l’aide des technologies actuelles et d’en faire un moyen pour chacun d’effectivement parvenir à améliorer, de façon collaborative, le fonctionnement de son entreprise ?

Premièrement, nous voudrions aborder avec vous le point du format que doit prendre cette boîte à idées !

…Eh bien ! Désolés de vous décevoir, mais nous n’avons pas trouvé de format idéal !

En fait, tout va dépendre de la structure de votre entreprise et de la manière dont vous souhaitez interagir avec vos employés/collègues. Dans les exemples trouvés, citons entre autres :

  • le simple fait de pousser la porte de votre responsable ;
  • la réhabilitation d’une boîte physique (qui a encore cours dans les milieux industriels où chaque employé n’a pas forcément accès à un ordinateur) ;
  • l’intégration d’une fonction supplémentaire à votre Intranet ;
  • la mise en place de bornes interactives permettant de faire remonter, de partager et d’enrichir les idées ;
  • l’organisation de sessions créatives récurrentes (une grand-messe annuelle, les lundis créatifs, la réunion de brainstorming mensuelle, …).

Le but, au final, reste le même : faire contribuer les employés d’une société à un effort collectif d’amélioration de la société.

Dès lors, sautons directement vers le point fondamental d’une bonne boîte à idées : son fonctionnement !

Une bonne boîte à idées passe donc par l’instauration d’un ensemble de règles de fonctionnement pertinent pour en optimaliser l’utilisation. Par exemple, il est souvent contre-productif d’imposer des contraintes sur un concept que l’on veut ouvert et engageant. C’est pourquoi le volontariat reste bien souvent la base du système.

Ne forcez pas les gens à participer, sous peine qu’ils la voient plutôt comme une charge de travail supplémentaire dont il faut s’acquitter rapidement, que comme l’occasion d’exprimer des idées innovantes.

Ensuite, le processus (de transmission, de sélection, de suivi, etc.) doit être le plus transparent possible. Les gens qui participent doivent avoir une idée précise de ce qu’il va advenir lorsqu’ils soumettent une idée.

Imaginez un instant prendre le temps de conceptualiser un début de solution pour un problème qui vous préoccupe et de le poster dans cette boîte à idées, pour ne recevoir que trois mois plus tard un email : « Merci d’avoir participé mais votre suggestion n’a pas été retenue ».

Prenez le temps de définir les délais et le type de feedback qui sera envoyé. Si, par exemple, vous mettez en place un comité de sélection, composez-le en essayant de rassembler des personnes aux profils les plus divers possibles.

Enfin, donnez l’occasion aux participants intéressés de pouvoir concrétiser leurs idées, seuls ou à plusieurs. Que ce soit par un accompagnement financier ou simplement en leur accordant du temps à consacrer à ces projets. De plus, n’hésitez pas à récompenser l’effort (plutôt collectivement qu’individuellement) avec, par exemple, des soirées dédiées aux innovations sorties de cette boîte à idées, ou en offrant quelques bouteilles de champagne au service concerné !

En bref :

  • quel que soit le format choisi, faites-en sorte qu’il soit adapté à l’organisation et au fonctionnement de votre société ;
  • communiquez le processus (transmission, réception, traitement, suivi) le plus ouvertement possible ;
  • si un comité de sélection est mis en place, sélectionnez des personnes de tous les horizons et pas uniquement des responsables hiérarchiques ;
  • donnez aux personnes l’occasion de concrétiser leurs idées (seules ou en équipe) avec des moyens financiers ou en leur dégageant du « temps de projet » ;
  • valorisez l’effort collectif que ce soit par un système de feedback ou par des récompenses spécifiques (des mises en évidence de la solution plutôt que de la personne).

Le WeLL travaille sur deux projets concernant le concept de boîte à idées : Idéematon et MSF Idéematon.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute question concernant ces projets, ou si vous vous demandez comment faire pour adapter le concept de boîte à idées à votre organisation !