Après plus de 4 ans d’expérience dans le domaine de l’animation participative et de la facilitation, nous avons rassemblé, pour vous, les 7 péchés capitaux de l’animateur et surtout, les manières de les éviter !

Que l’on parle d’exploration, de co-création, de test ou d’un mix de ceux-ci, l’atelier participatif est un must pour activer les idées et l’intelligence collective. Loin d’être une promenade de santé, ces ateliers se préparent savamment : objectifs, résultats visés, cibles, protocoles d’animation, etc. Le jour J, le ou les animateur(s) sont gonflés à bloc, prêts à transmettre une énergie positive et à guider le groupe. Mais à ce stade, tout peut encore basculer !

Voici donc les erreurs à ne pas commettre.

 

#01 – Ne pas être suffisamment clair sur les objectifs

En tant qu’animateur, vous avez préparé votre atelier avec les commanditaires. Vous avez correctement structuré le scénario d’animation, rassemblé vos outils, vos post-it et vos gommettes. Mais êtes-vous certain d’avoir bien clarifié les objectifs avec le commanditaire ? Êtes-vous bien sur la même longueur d’ondes ?

 

Si les objectifs  ne sont pas suffisamment considérés, il peut subsister des mécompréhensions qui mèneront à des résultats peu pertinents voire inutilisables.

 

Pour éviter cela :

  • Prenez le temps d’interroger votre commanditaire sur ses objectifs et assurez-vous qu’il est capable de les exprimer clairement.
  • Utilisez la méthode des 5 pourquoi pour vérifier que les objectifs exprimés sont les bons.
  • Projetez-vous dans la suite du projet et demandez-vous comment les résultats devront être utilisés.
  • Reformulez plusieurs fois les objectifs avec votre commanditaire afin de vous assurer d’être au diapason.

 

#02 – Prendre parti lors de l’atelier

L’animateur, s’il dynamise le groupe et structure les interactions, reste avant tout un facilitateur. Il est donc impératif de faire preuve de la plus grande neutralité. Pas d’influence, pas d’avis sur le sujet, pas de partage d’opinion. Les participants doivent rester les seuls aux commandes de la génération d’idées.

 

Il nous est arrivé d’observer des animateurs s’asseoir à des tables, discuter avec les participants et saisir des post-it pour y noter…leurs propres idées ! En plus d’intervenir dans le processus de réflexion, sans être nécessairement une cible adaptée, l’animateur va perdre la légitimité de son rôle qui doit parfois être de cadrer et structurer.

 

Nos astuces :

  • Dans votre introduction, formalisez aux participants (et aussi à vous-même) que vous ne devez en aucun cas intervenir dans les idées.
  • Si les participants vous posent des questions sur la qualité de leurs idées ou la pertinence de certains sujets, renvoyez-leur des questions pour les aider à en juger eux-mêmes.
  • Surveillez votre langage non verbal. Parfois, une simple expression du visage, un simple regard peut renvoyer involontairement un jugement, positif ou négatif.

 

#03 – Laisser les porteurs de projet / le commanditaire intervenir

Il est souvent enrichissant pour le commanditaire d’assister à un atelier participatif… pour autant qu’il reste uniquement observateur ! Le rôle est parfois complexe. Les porteurs de projet ont souvent envie d’intervenir pour corriger certains éléments, pour se défendre ou se justifier, pour donner des précisions ou encore pour poser des questions. Son intervention peut avoir de lourdes conséquences dans le processus participatif. Les individus se sentiront moins à l’aise pour exprimer leurs opinions et les résultats de l’atelier seront biaisés.

 

Pour aider votre commanditaire à jouer son rôle correctement, suivez nos conseils :

  • Préparez-le à ce qui pourrait arriver. Expliquez-lui qu’il pourrait se sentir frustré de ne pas intervenir mais que cela est essentiel au bon déroulement de l’atelier.
  • Donnez-lui un rôle actif comme par exemple celui de la prise de notes.
  • Précisez qu’il aura la parole à la fin de la séance et invitez-le à noter ce qu’il souhaite partager tout au long de l’atelier.
  • Si malgré toutes ces précautions, il intervient en cours d’atelier, n’hésitez en aucun cas à le recadrer.

 

#04 – Ne pas analyser les résultats

Imaginez-vous arrêter la lecture d’un livre juste avant le dernier chapitre. Ou devoir quitter la salle d’attente de votre médecin alors que vous êtes le prochain. Votre commanditaire pourrait vivre le même type de frustration si vous n’allez au fond des choses.

 

L’essence même de l’atelier participatif est d’obtenir des insights : des informations qualitatives et fiables qui permettront de prendre des décisions, de créer ou d’améliorer une expérience d’usage, de faire émerger de nouvelles idées. Or, au terme de l’atelier, le facilitateur peut se retrouver face à une importante quantité d’informations qui, si elle n’est pas traitée, restera inutilisable.

 

Pour que votre atelier participatif ne soit pas qu’un agréable moment d’échanges, vous pouvez prendre les précautions suivantes:

  • Dès la création de votre protocole, projetez-vous dans votre analyse et élaborez déjà vos outils de traitement des informations.
  • Durant l’atelier participatif, dans la mesure du possible, prévoyez des phases de convergence, de priorisation et de sélection avec les participants.
  • La base d’une bonne analyse est l’identification de clusters : des regroupements logiques d’idées qui pourront donner les grandes tendances de l’atelier.
  • Prévoyez une réunion de débriefing avec le commanditaire afin de vous pencher ensemble sur les résultats.

 

#05 – Penser qu’un atelier participatif est un brainstorming

C’est une formule courante et, si vous êtes facilitateur / animateur, probablement très frustrante : “Ah oui. Vous allez faire un brainstorming”. Il est très important de bien communiquer avec votre commanditaire, déjà en amont du projet. Rappelons-nous que le brainstorming n’est qu’une méthode, un outil parmi d’autres qui pourra être mis en œuvre durant un atelier.

 

L’art de créer un protocole consiste en l’association subtile de différentes techniques qui permettront, d’une part, d’activer la participation et la collaboration, d’autre part, d’atteindre les objectifs de manière efficiente.

 

Quelques éléments à ne pas oublier dans votre protocole :

  • Le brise glace : ne sous-estimez pas cette étape importante qui donnera le ton de l’atelier et permettra aux participants de se mettre dans les meilleures conditions.
  • L’imprégnation : souvent délaissée, cette étape va plonger les participants dans le contexte, le thème de l’atelier.
  • La pause : un atelier durera en moyenne 3h00. Même si votre protocole enchaîne les activités de manière dynamique, vos participants apprécieront une pause de 10-15min. Ne la négligez pas.
  • La conclusion : elle doit idéalement rappeler les objectifs et mettre en évidence le travail accompli. N’oubliez pas d’annoncer quelles seront les suites de l’atelier, de remercier les participants et d’effectuer un dernier tour de table afin de vous enquérir des dernières remarques éventuelles et de l’état d’esprit de chacun.

 

#06 – Mal sélectionner les participants

Dans le jargon, nous appelons cela le recrutement. Un processus par lequel nous allons rassembler des participants pour un atelier. Ne perdons jamais de vue que ces invités sont une clé de succès majeure de votre mission. Souvent, ce recrutement est sous-estimé. Il n’est pas simple de motiver des individus à prendre 3h de leur temps, hors déplacement, souvent à des heures consacrées à la famille ou aux loisirs, parfois pendant des heures de travail. Il faut faire preuve de conviction, développer de bons arguments pour faire émerger leur motivation. Si vous ou votre commanditaire avez sous-estimé le temps de recrutement, il est fort probable que vous opterez pour la solution de facilité : demander à vos entourages respectifs, à des personnes qui viendront “pour vous faire plaisir”. Ce n’est pas toujours une bonne idée.

 

Pour qu’un atelier participatif se déroule bien et donne de bons résultats, il faut veiller à différents points :

  • Les participants doivent être reliés au sujet/thème, ou tout le moins capables de fournir un avis, de donner des idées en cohérence avec la question traitée.
  • Les participants doivent faire partie d’une cible déterminée. Par exemple, un atelier participatif sur le baby blues rassemblant uniquement des femmes et hommes n’ayant pas d’enfant ne donnera pas de résultats valables.
  • Les participants doivent être volontaires et motivés. S’ils se sentent forcés, même avec un animateur très engageant, ils n’auront qu’un impact limité sur le résultat.
  • Les participants doivent être capables d’entrer dans une démarche participative. Certains individus ne sont pas adaptés à ces dynamiques. Par exemple, parce qu’ils vivent une frustration importante vis-à-vis du sujet et ne sont plus capables de prendre du recul. Ou encore, parce qu’ils ont une personnalité trop forte et des opinions trop tranchées, impossible à cadrer pour l’animateur.

 

#07 – Ne pas s’adapter en fonction de la dynamique du groupe

Nous avons évoqué le protocole, ce scénario structuré et cadré qui met en musique les outils méthodologiques de l’animation. Ce protocole comporte un timing précis, des règles de fonctionnement et d’organisation (division en groupes, phases de convergence en utilisant des gommettes colorées, etc.). Cet ensemble de lignes directrices ne doit cependant pas constituer un programme psychorigide.

 

En effet, l’atelier participatif est avant tout une question d’interactions entre des individus avec des personnalités et des expériences diverses. Vous ne pourrez jamais déterminer par avance ce qu’il se passera exactement durant la séance, ni comment les participants réagiront. Peut-être auront-ils plus à dire que vous ne l’auriez pensé? Peut-être, au contraire, auront-ils des difficultés à échanger? Les participants pourraient arriver en retard et vous obliger à revoir votre timing. Ou encore, il pourrait y avoir plusieurs absents, impliquant de réviser une répartition en groupes. Quoi qu’il arrive, gardez en tête que le protocole est un itinéraire idéal mais qu’il est parfois intéressant de dévier légèrement de la route principale.

 

Nos conseils :

  • Ne soyez pas trop ambitieux dans votre protocole. Prévoyez toujours 15min de retard et gardez suffisamment de temps de parole dans les différentes phases.
  • Si les participants sont trop volubiles, envisagez d’allonger la phase en cours en raccourcissant ou supprimant une phase ultérieure. Vous pouvez également proposer une alternative (continuer lors d’une prochaine séance, envoyer d’autres idées par email, poursuivre les discussions à la fin de l’atelier.).
  • N’hésitez pas à demander aux participants comment ils souhaitent procéder. Si vous remarquez que la dynamique s’enclenche dans une direction que vous n’aviez pas prévue, faites une pause et discutez avec le groupe de la suite. Cela peut également être le cas si le timing est dépassé : demandez aux participants ce qui leur semble le plus important dans les phases restantes.

 

Bonne animation!